10. 文件与企业知识

完整版章节。内容按 2026.10 主线代码核对；具体入口以当前许可、账号权限和交付环境为准。

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本章内容：本章面向普通成员、知识库维护者、智能体编辑者和租户管理员，说明平台里两类资料载体的用法：文件空间存放工作空间内的共享文件和智能体产出的文件，知识库存放需要长期检索和引用的企业资料。读完本章，你可以在文件空间里查找、预览、下载和整理文件，把文件交给智能体继续处理；管理员可以建库并分发，维护者可以上传和维护文档，智能体与外部客户端可以按调用人本人的权限检索知识库。

10.1 区分文件空间和知识库

适用场景：拿到一份资料，不确定应该放进文件空间还是知识库时。

两者互相独立：文件放进文件空间不会自动进入知识库，知识库里的文档也不会出现在文件空间。需要让文件空间里的资料被正式检索时，先下载原文件，再由知识库维护者上传到对应知识库（见第 10.7 节）。

各项操作的入口如下：

注意：顶栏和左侧菜单只显示租户许可已授予、当前账号有权使用的入口，实际显示以界面为准。

10.2 浏览文件空间

适用场景：查看工作空间里有哪些文件，找到智能体生成的报告、表格或附件。

前提：已登录并选中目标工作空间（页面左上角的工作区下拉菜单）。文件空间按当前工作空间展示，切换工作空间后列表随之变化。

操作步骤

1. 在共享文件空间或某个智能体的文件夹中，左侧是目录树，右侧是预览区。选择文件即可在线预览。

你会看到

• 目录树支持排序、刷新和「搜索整个工作区」（至少输入 2 个字符）。
• 预览区按文件类型显示：Markdown 和代码可切换「预览」与「源码」，PDF、Word、表格、演示文稿和图片直接渲染。选择「全屏预览」可放大查看，选择「下载文件」保存到本地。
• 文件过大或格式过于复杂时，预览区提示「无法在浏览器中预览」，此时下载后在本地打开。「预览加载失败」不代表文件已损坏，先尝试下载原文件。

注意：智能体尚未创建任何文件时，其文件夹显示「此智能体尚未创建文件」。看不到刚生成的文件时，先确认智能体任务已经完成，再选择「刷新」。

10.3 上传、整理和在线编辑文件

适用场景：把资料放进共享文件空间供多个智能体使用，或修正智能体生成的文本文件。

前提：上传、新建文件夹、重命名、删除和在线编辑都需要当前工作空间的编辑权限。只有查看权限的成员只能浏览和下载。

操作步骤

1. 在「文件空间」左侧选择「共享文件空间」或某个智能体。
2. 选择「上传」上传文件，或选择「上传文件夹」上传整个目录；也可以直接把文件或文件夹拖到页面上，看到「释放以上传文件或文件夹」后松开。
3. 需要分类存放时，选择「新建文件夹」并填写「文件夹名称」。
4. 打开 Markdown、代码等文本文件后，在「源码」视图中直接修改，按 ⌘S（Windows 为 Ctrl+S）或选择「保存」。放弃修改时选择「取消」。
5. 删除文件或文件夹时，在确认框中核对名称后选择「确认删除」。

你会看到

• 上传进度显示在「上传中」队列里，失败的项目可以「重试」，完成后可「清除已完成」。上传超时会提示「上传超时，请重试」。
• 保存成功提示「已保存」；有未保存的修改时显示「未保存的修改」。
• 文件正被其他人锁定时，上传和保存会被阻止，并提示「该文件已被某人锁定」及到期时间，等锁定到期或与对方协调后再操作。

注意：删除不可撤销。智能体文件夹中的文件可能正被该智能体使用，删除前确认没有进行中的任务依赖它。

10.4 按来源查找文件并批量处理

适用场景：记得文件是哪个智能体、哪次对话生成的，但不记得放在哪个目录；或需要一次下载、删除多个文件。

操作步骤

1. 需要批量处理时，按住 ⌘（Windows 为 Ctrl）点击多个文件，页面底部出现选择栏，显示「已选 N 项」，可以选择「发送给…」「打包下载」或「删除」。

你会看到

• 列表列为「文件」「会话」「智能体」「大小」「更新时间」，并按会话分组。工作空间共享目录中的文件带「工作空间共享」标记，并注明「由某智能体写入」。
• 一次最多选择 50 个文件，选到 40 个时提示「已选 40 个，最多可选 50 个」。
• 「打包下载」一次最多 500 个文件、总大小不超过 500 MB；目录和来源未被记录的文件不能打包。

注意：

• 工作空间文件很多时，页面顶部会提示排序与类型统计只覆盖部分文件，或部分智能体因容量限制被跳过。此时先锁定具体智能体或文件类型再查找。
• 从会话、通知或分享链接直接打开某个文件时，页面会定位并预览该文件；文件已被移动或你没有访问权限时提示「无法打开这个链接。文件可能已被移动，或者你没有访问权限。可以在下方文件列表中浏览。」
• 打包下载会记入操作审计（「签发文件空间导出包」「下载文件空间导出包」）。

10.5 把文件发送给智能体

适用场景：让另一个智能体基于已有文件继续工作，例如把需求文档交给评审智能体。

前提：拥有当前工作空间的编辑权限；目标智能体在同一租户内且你有权使用。

操作步骤

1. 在「聚合 / 来源」视图中选中一个或多个文件，在底部选择栏选择「发送给…」。
2. 在「发送给智能体」对话框中，于「选择目标智能体」处搜索并选择智能体。
3. 在「附一句意图（可选）」中写明要做什么，例如「帮我评审这份需求，找出风险与遗漏」。
4. 核对「已附带文件」，选择「发送到新会话」；如果想先补充更多要求再发送，选择「贴到输入框」。

你会看到

• 发送成功提示「已发送 N 个文件给某智能体」，可选择「查看会话」直接进入新会话。
• 选中的文件作为上下文出现在目标智能体的新会话里。

注意：

• 一次最多发送 50 个文件，单个文件不超过 25 MB，合计不超过 50 MB；超过时减少数量或分批发送。
• 目录和来源未被记录的文件不能发送；跨租户发送、没有权限或来源已不可访问时会被拒绝。
• 提示「目标智能体暂时不可达，请稍后重试」时，文件仍保留在文件空间，稍后重新发送即可。

10.6 管理员创建知识库并分发

适用场景：为一类企业资料建立知识库，并指定哪些人可以检索、哪些人负责维护内容。

前提：以租户管理员登录。上传文档前，已在「管理后台 › 系统设置 › 全局设置 ›「常规」页签 › 默认模型」中设置「知识库嵌入」模型（见第 5.10 节）；未设置时可以先建库，但上传文档会被拒绝。需要自动生成知识页和文档摘要时，同时设置「知识页与文档摘要」模型。

操作步骤

1. 选择「下一步」确认有效期（默认长期有效），选择「保存分发」。

你会看到

• 列表显示「名称」「文档数」「使用范围」「维护者」「最近更新」。没有配置使用范围的库在「使用范围」列显示「仅创建者」。
• 库详情有三个页签：「信息」（名称、文档数、知识页统计、创建者、谁能访问）、「文档」（与维护者看到的文档面板相同，管理员可直接上传和删除）、「谁能访问」。
• 被分发的成员在顶栏「知识库」中看到该库；被授予「允许维护」的成员，库卡片上带「维护」标记。

注意：

• 只有管理员能建库和分发。成员侧没有「创建知识库」，也没有可见范围设置；维护者比使用者多的只有上传、删除和重新索引。
• 权限只到库这一级，同一个库内的所有文档对有使用权的人可见。不同密级的资料应拆成不同的库分别分发。
• 文档解析与向量化的模型用量按平台规则记账，可在用量页面核对（见第 28 章）。
• 管理员在后台查看未分发给自己的库中的文档内容时，会记入操作审计「知识库文档 · 管理员查看内容」。

10.7 维护者上传和维护文档

适用场景：知识库维护者向库中补充或更新资料。

前提：管理员已为你分发该库的「允许维护」。

操作步骤

1. 在顶栏选择「知识库」（或「智能体」› 左侧「知识库」），打开带「维护」标记的库。
2. 切换到「文档」页签，选择「上传文档」，选择一个文件。支持 pdf、docx、pptx、xlsx、csv、md、txt、html、epub、eml 和常见图片格式。
3. 在「确认上传」对话框中选择「确认」。文档上传后进入索引队列，处理完成前无法被检索。
4. 在文档列表中查看「索引状态」：「排队中」→「处理中」→「已可用」。只有「已可用」的文档才会参与检索。
5. 选择文档名进入文档详情，核对摘要和原文预览。

你会看到

• 文档列表显示「文件列表」「索引状态」「可用片段」「更新于」「上传者」和「操作」。
• 文档详情页顶部显示文件类型、上传者和新鲜度标记（如「刚刚更新」「3 天前」「陈旧 1 年前」）。
• 「摘要」区显示系统自动生成的要点；生成中显示「摘要生成中」，失败显示「摘要生成失败」，可选择「重试」；未设置摘要模型时提示无法生成，设置后选择「重新生成」。
• 正文区显示从文档中提取的 Markdown 原文。提取不到文字时提示「文档已处理，但未提取到可显示的正文」；正文过长时提示无法在此预览。

注意：

• 每次上传一个文件。.doc 和 OpenDocument 格式不在支持范围内，先另存为 docx 或 PDF；音视频不会自动转写，先转成文字再上传。
• 上传时提示「未配置嵌入模型，请先在「全局设置」的默认模型中指定。」，说明管理员尚未设置知识库嵌入模型，联系管理员按第 10.6 节的前提完成配置。此时文档没有被保存。
• 长期有效的制度类资料，在文档详情中打开「长期参考（不按陈旧降权）」，检索时不会因为文档较旧而降低排序。
• 原文预览不可用或处理失败时，在文档详情中选择「重新索引」。同一文档最多重试 3 次，达到上限后提示「重试次数已达上限，请重新上传文档」。
• 删除文档会同时删除其索引数据，且不可撤销。删除前确认没有智能体流程依赖该文档。

10.8 查看和维护知识页

适用场景：希望快速了解一个库的全貌，而不是逐篇阅读原文。

知识页是平台用「知识页与文档摘要」模型从库内文档自动整理出的条目，分为「实体」「概念」「来源」三类。智能体检索时会优先读取知识页建立整体理解，需要精确引用时再读取原文片段。

操作步骤

• 「锁定」一个知识页：之后重新整理不会覆盖它的正文，只会追加新的来源引用；
• 「导出」：把全部知识页打包下载为 zip 文件；
• 部分文档整理失败时，在提示条上选择「重建」，确认后删除所有未锁定的知识页并重新整理，锁定的页保留。

你会看到

• 页签顶部的状态提示：「上传文档后会自动生成知识页」「正在整理 N 篇文档」「已整理完成」「N 篇文档整理失败」。
• 未设置整理模型时提示「全局设置未指定整理模型」，管理员可选择「去全局设置」完成配置。

10.9 让智能体使用知识库

适用场景：让业务智能体在对话中依据企业资料回答问题。

前提：

• 管理员已在「管理后台 › 能力 › MCP 服务」中发布平台内置的「Zenova 知识库」服务，并分发给需要的成员（见第 22 章）。
• 智能体使用者本人对目标知识库有「允许使用」权限。

操作步骤

1. 选择「保存」。选择「限定」时至少勾选一个库才能保存。
2. 新建对话，提出一个范围明确的问题，例如「依据《设备维修规范》，列出季度检修的步骤并注明出处」。

你会看到

• 智能体通过「Zenova 知识库」的检索工具查找资料，对话中显示相应的工具调用；回答引用的知识页或原文片段可在对话中核对，具体展示方式以实际界面为准。
• 「Zenova 知识库」提供四个工具：列出可见的库、检索、读取原文、读取知识页。

注意：

• 智能体检索时使用的是对话发起人本人的身份。同一个人在智能体里、在外部客户端里和在页面上检索同一个库，可见范围一致；无权访问的库一条结果也不会返回。「限定」只能在此基础上进一步收窄，不能扩大。
• 对制度、财务、安全和生产操作类问题，建议在智能体指令中写明「必须给出来源；没有来源时明确说明无法回答」，并用几组代表性问题检查回答是否附带出处。

10.10 在外部客户端中使用知识库

适用场景：在 Claude Code、Cursor 或企业自有系统中检索知识库。

前提：「Zenova 知识库」服务已分发给你；你对目标知识库有「允许使用」权限。

操作步骤

1. 在顶栏选择「MCP」，打开「Zenova 知识库」。
2. 选择令牌有效期，选择「获取连接配置」，复制或下载生成的 MCP 配置。配置只显示一次，请立即保存。
3. 把配置写入客户端的 MCP 配置位置，然后在客户端里直接提问，客户端会调用检索工具。

签发令牌、写入客户端和多服务合并的完整说明见第 22 章。

注意：令牌代表你本人访问知识库，检索结果按你的当前权限计算。你被移出某个库的使用范围后，同一枚令牌对该库的检索结果立即变为空。令牌本身不是授权，授权只看管理员的分发。

10.11 权限变更与删除知识库

适用场景：人员调岗、项目结束，需要收回或调整知识库权限；或资料整体下线。

操作步骤

1. 进入「管理后台 › 能力 › 知识库管理」，打开目标库，切换到「谁能访问」页签，选择「编辑可用范围」。
2. 移除不再需要的部门、职能组或成员，选择「保存分发」。
3. 需要整体下线时，在库详情页右上角选择「删除」，在「删除知识库？」确认框中选择「删除」。

你会看到

• 权限变更保存后立即生效：被移除对象的知识库列表中不再出现该库，智能体和外部客户端对该库的检索结果为空；其他对象不受影响。移除「允许维护」会同时收回上传、删除和重新索引权限。
• 权限按成员当前所在部门和职能组计算，调岗或离职后不需要逐个重新授权。
• 删除知识库后提示「知识库已删除」，并返回列表。

注意：删除知识库会一并清除库下的文档、切片与索引，引用它的智能体将无法再检索到内容，且不可撤销。删除受理后库立即从列表中消失，后台再完成清理。

10.12 常见问题处理

能力说明

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