12. 文档、表格与报告
完整版章节。内容按 2026.10 主线代码核对；具体入口以当前许可、账号权限和交付环境为准。
本章内容：本章面向使用智能体处理办公文档的成员和负责配置智能体的编辑者，说明如何把 Word、PDF、表格等资料交给智能体，让它完成摘要、改写、整理和数据汇总，并生成可下载的文档、表格、演示文稿或报告。读完本章，你可以为智能体启用办公技能、在对话中附加资料并写出清晰的生成要求、预览和导出生成的文件、设置定期报告，并在交付前完成必要的核对。
12.1 办公文档的处理路线
适用场景：第一次用智能体生成正式文档或报表，想先了解整体流程。
一次完整的文档任务通常经过四步：
| 步骤 | 做什么 | 相关章节 |
|---|---|---|
| :-- | :-- | :-- |
| 准备资料 | 在对话中附加文件，或从文件空间把文件发送给智能体；需要长期引用的制度类资料放进知识库 | 第 12.2 节、第 10.5 节、第 10.9 节 |
| 准备智能体 | 为智能体启用 Word、Excel、PowerPoint、PDF 等办公技能 | 第 12.3 节 |
| 提出要求并生成 | 写明产物类型、读者、结构、事实来源和禁止事项，先确认结构再生成全文 | 第 12.4 节 |
| 核对与交付 | 在对话中预览生成的文件，核对内容后下载或导出，到文件空间统一管理 | 第 12.5、12.7 节 |
智能体生成的文件保存在它的文件夹中，可在对话里直接预览，也可以在「文件空间」中按来源找到（第 10.4 节）。
12.2 在对话中附加资料
适用场景：让智能体阅读一份或几份文档后回答问题、写摘要或改写。
操作步骤
- 打开智能体的对话页面，在输入框中添加附件：选择附件按钮，或直接把文件粘贴、拖入输入框。
- 在同一条消息中写明要做什么，例如「阅读附件中的合同，列出付款条款和违约责任，标注原文所在章节」。
- 发送消息。
你会看到
- 附件显示在消息中，可以选择附件在页面右侧打开预览。
- 支持 PDF、Word（doc、docx）、PowerPoint（ppt、pptx）、Excel（xls、xlsx）、CSV、TSV、Markdown、纯文本、HTML、JSON、XML、YAML、日志以及常见编程语言源文件。当前所选模型支持图片输入时，还可以附加图片。
注意：
- 每条消息最多 20 个附件，单个文件不超过 25 MiB，同一条消息的附件合计不超过 100 MiB。超过时会提示「建议先上传到文件空间后再发送」或「建议拆成多条消息或使用文件空间」。
- 较大或较多的资料，先上传到文件空间，再用「发送给…」交给智能体（第 10.5 节）。
- 附件只在本次对话中可用。需要多个智能体、多次对话反复引用的资料，请维护者放进知识库（第 10.7 节）。
12.3 为智能体启用办公技能
适用场景：希望智能体生成格式规范的 Word 文档、带公式的 Excel 工作簿或 PPT 演示文稿，而不只是在对话里输出文字。
平台内置四个办公类技能：
| 技能 | 用途 |
|---|---|
| :-- | :-- |
| docx | 编辑 Word 文档、批注、改写、结构化审校和版本对比 |
| xlsx | 处理工作簿、公式、透视思路、图表和数据清洗说明 |
| pptx | 规划、生成、改写和审查 PPTX，关注故事线、版式和演讲可读性 |
| 阅读、摘要、拆分、结构化提取和审查 PDF，输出可追溯 Markdown 或表格 |
前提：管理员已在「管理后台 › 能力 › 技能」中把所需技能分发给你或你所在的部门（第 23 章）。实际可用的技能以界面为准。
操作步骤
- 打开目标智能体的详情页，切换到「技能」页签。
- 找到需要的技能（如「docx」「xlsx」），打开开关。
- 回到对话，在要求中明确输出文件格式，例如「生成可下载的 Word 文件」。
你会看到：技能启用后，智能体在需要生成或处理对应格式的文件时自动使用它，生成的文件出现在对话中并保存到智能体文件夹。
注意：成员也可以在顶栏「智能体」› 左侧「技能广场」浏览可用技能。技能、工具与审批的完整说明见第 14 章。
12.4 从资料生成办公产物
适用场景：根据会议记录、调研材料或数据结果生成纪要、报告、方案或演示文稿。
前提：资料已附加到对话或已发送给智能体；智能体已启用相应的办公技能。
操作步骤
- 先让智能体给出结构或字段清单，确认后再生成正文或表格。
- 智能体生成文件后，在对话中选择文件打开预览，核对内容。
- 需要修改时直接在对话中提出，例如「把第三部分改成表格，补充负责人一列」，让智能体在原文件基础上修改。
- 核对无误后下载文件（第 12.5 节）。
示例指令：
根据附件中的会议记录生成正式会议纪要。只使用文件中的事实；按「议题、结论、负责人、截止日期、待确认事项」组织。负责人或日期缺失时标为「待确认」，不要自行补全。先给出提纲，确认后生成可下载的 Word 文件。
你会看到
- 对话中出现智能体生成或修改的文件，选择后在页面右侧打开预览。
- 智能体修改已有文件时，展开对话中对应的工具调用可查看修改差异。
注意：对数字、日期、人员、制度条款和引用逐项核对。处理大文档或复杂表格后，重点检查表格结构、合计数和引用出处。
12.5 预览、导出和下载生成的文件
适用场景：在交付前查看智能体生成的文件，并把它保存为需要的格式。
操作步骤
- 文本、Markdown、代码类文件：「导出 PDF」或「导出 Word」；
- 表格类文件：「导出 Excel」。CSV、TSV 文件会转换为 xlsx 工作簿；xlsx 文件直接下载原文件。
你会看到
- Markdown 和代码文件可在「预览」与「源码」之间切换；PDF、Word、Excel 和 PowerPoint 文件直接渲染。
- 包含中文等非拉丁字符的内容「导出 PDF」时，浏览器会打开打印窗口，在打印目标中选择「存储为 PDF」即可保存。
- 文件过大时提示无法在浏览器中预览，请下载后在本地打开。
注意：
- 「导出为」是把文件内容按纯文本快速转换，不保留标题样式、表格边框、图片和分页。需要正式排版的文件，请让智能体使用办公技能直接生成 docx、xlsx 或 pptx 文件，再选择「下载文件」。
- 「预览加载失败」不代表文件已损坏，先尝试下载原文件；下载也失败时，检查文件是否已被移动或权限是否已撤销。
- 整段对话可以通过会话菜单中的「下载对话」保存为 Markdown、PDF、Word 或 Excel，见第 9 章。
12.6 定期生成报告
适用场景：日报、周报、月报等需要按固定时间自动生成的报告。
前提：你是该智能体的编辑者；智能体已具备生成报告所需的数据连接（第 11 章）、知识库或技能，并已在对话中验证过一次完整的生成过程。
操作步骤
- 打开智能体详情页，切换到「定时任务」页签，选择「添加定时任务」。
- 填写「名称」、「定时计划」和「任务描述」。定时计划使用 cron 表达式，例如
30 9 * * *表示每天 9:30。 - 在任务描述中写清输入范围、统计口径、模板结构和输出格式，例如「统计昨日各渠道订单量与金额，按模板生成 Excel 日报，异常波动超过 20% 的渠道单独列出」。
- 选择「创建」。需要验证时选择「立即执行」。
你会看到
- 任务列表显示「执行计划」「上次运行」「下次运行」，可随时开关「启用」。
- 「执行历史」显示最近 50 次执行记录和耗时，结果发送失败时可选择「重新发送结果」。
注意：
- 执行历史需要智能体处于运行状态才能读取。智能体未运行时，任务尚未同步到调度器，启动智能体后会自动注册。
- 正式启用前，先用「立即执行」跑一次，核对模板、字段类型、输出位置和数值。定期报告应在指令中写明数据缺失时的处理方式，避免生成看似完整但数据不全的报告。
12.7 交付前检查
适用场景：生成的文件要对外发送、提交审批或归档前。
操作步骤
- 核对内容和数值是否与来源一致，抽查合计数、百分比和日期。
- 用真实的长文档、中文内容、宽表格检查排版：分页、目录、表格、图片、代码块和超链接。
- 确认文件名、扩展名正确，并能在常用办公软件中正常打开。
- 确认文件不包含不应外发的敏感信息。
- 涉及受控数据的文件，确认下载渠道符合组织要求，并在「管理后台 › 审计与合规 › 操作审计」中核对相关下载与导出记录（第 32 章）。
注意：部署开启制品来源标记后，下载智能体产出的 PDF、Office 文档和图片时会嵌入不可见的来源标记，便于事后追溯文件出处；是否开启由部署配置决定，以实际部署为准。
能力说明
| 不提供的能力 | 替代做法 |
|---|---|
| :-- | :-- |
| 「导出为」保留原有排版与样式 | 让智能体使用 docx、xlsx、pptx 技能直接生成目标格式文件，再选择「下载文件」（第 12.3、12.5 节） |
| 文件空间中一键翻译、摘要、生成图表 | 把文件发送给智能体，在对话中提出具体要求（第 10.5 节） |
| 独立的批量文档处理任务页面 | 在对话中让智能体按记录逐条处理，先用少量样例确认模板，再扩大范围；周期性任务用「定时任务」（第 12.6 节） |
| 单条消息附加超过 20 个或超过 100 MiB 的附件 | 先上传到文件空间，再用「发送给…」交给智能体，或拆分为多条消息 |
| 在界面上自行开启下载水印 | 由部署配置开启制品来源标记；如有需要联系平台运维 |
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